Procedura este reglementarea prin care se stabilesc etapele ce trebuie parcurse succesiv şi obligatoriu, în mod nediscriminatoriu, de către întreg personalul Universităţii „Alexandru Ioan Cuza” Iaşi, pentru executarea lucrărilor de extindere a reţelei de comunicaţii la nivel de utilizator.

Procedura va fi însoţită de o serie de formulare adiţionale, prin care se transmit şi se recepţionează interactiv de către solicitant, executanţi, şefii ierarhici implicaţi, precum şi de organele abilitate de supraveghere şi control, informaţiile şi datele necesare situaţiei în cauză.

Procedura defineşte circulaţia exactă a acestor formulare şi termenii de execuţie a lucrărilor, care trebuie respectată întocmai.

II. DEFINIŢII

Prin Lucrare Telefonie se înţelege înfiinţarea, modificarea sau desfiinţarea unui post telefonic. Lucrarea presupune, cel puţin, următoarele etape din punct de vedere tehnic:

1. întocmire/consultare proiect lucrare;
2. instalare canal de cablu;
3. instalare cablu;
4. instalare priză telecomunicaţii;
5. instalare circuit telefonic în centrala telefonică;
6. setarea circuitului în centrala telefonică;
7. verificarea parametrilor tehnici şi predarea la beneficiar.

Prin Operator de Serviciu se înţelege angajatul din cadrul D.C.D. care are ca atribuţie de serviciu preluarea şi înregistrarea documentelor.
Prin Responsabil de Lucrare se înţelege angajatul din cadrul D.C.D. care are ca atribuţie de serviciu coordonarea execuţiei unei lucrări şi predarea către Solicitant.
Prin Solicitant se înţelege persoana, angajat al Universităţii „Alexandru Ioan Cuza” Iaşi care solicită executarea unei Lucrări de către D.C.D.

III. ETAPE

Toate lucrările vor fi efectuate numai după îndeplinirea tuturor etapelor precizate în capitolul curent.
Aceste etape sunt:

1. Cerere – Aprobare: pentru execuţia unei lucrări sunt necesare aprobările din partea conducerii Facultăţii/Departamentului, Viza tehnica a D.C.D., Viza Serviciului Contabilitate cu precizarea sursei de finanţare şi aprobarea conducerii Universităţii „Alexandru Ioan Cuza” Iaşi.
2. Achiziţia echipamentelor/materialelor se face de către Serviciul Aprovizionare pe baza referatelor depuse lunar de către D.C.D. conform cu solicitările.
3. Planificarea lucrării se va face de către D.C.D. şi se va aduce la cunoştinţa Solicitantului prin e-mail.
4. Executarea lucrării se va face în termen de maxim 30 zile lucrătoare de la data la care au fost recepţionate materialele.
5. Închiderea lucrării se va face prin Bon de Lucru semnat de D.C.D., Solicitant şi conducerea Facultăţii/Departamentului.

III.1. CERERE – APROBĂRI

Obligatiile beneficiarului

1. Obţinerea formularului
   
   1. de pe serverul web al DCD (www.dcd.uaic.ro) secţiunea Documente (în format pdf)
2. Completarea formularului
   
   1. formularul se va tipări pe o singură foaie format A4 (faţă/verso)
   2. va completa secţiunea I şi se va semna de către solicitant
   3. va depune formularul parţial completat la D.C.D. pentru analiză în timpul programului de lucru cu publicul (D.C.D. va completa secţiunile III, IV şi V). Solicitantul va reţine numărul de tichet asociat.
   4. va ridica de la D.C.D. formularul completat (după minim 3 zile lucrătoare)
   5. va obţine toate vizele/semnăturile/ştampilele necesare
   6. va depune formularul complet la D.C.D.

Obligaţiile D.C.D.

1. Preluarea formularului parţial completat
   
   1. D.C.D. va prelua prin Operatorul de Serviciu în intervalul orar 10:30-12:30 formularele şi va deschide un tichet al cărui număr va fi comunicat solicitantului şi completat pe formular.
   2. Se va completa adresa de e-mail a solicitantului în câmpul Requestor al sistemului de tichete.
   3. Tichetul se va asigna conducătorului echipei de lucru pentru lucrări de telefonie care va răspunde de prelucrarea ulterioară a acestuia şi de execuţia lucrării dacă aceasta se va aproba.
2. Se va întocmi devizul estimativ şi se va completa secţiunea V de către responsabilul de lucrare.
3. Formularul completat se va semna de către Responsabilul de Lucrare şi de către Directorul D.C.D. astfel încât formularul să poată fi preluat de către Solicitant pentru obţinerea vizelor/semnăturilor/ştampilelelor necesare în termen de 3 zile lucrătoare de la data depunerii acestuia.
4. Lucrările care, din punct de vedere tehnic, nu pot fi efectuate se vor motiva în secţiunea IV şi se vor lua în considerare pentru proiectele de dezvoltare ulterioară a sistemului de comunicaţii de date.

III.2. ACHIZIŢIA MATERIALELOR

Toate echipamentele şi materialele necesare se vor achiziţiona de către D.C.D. care va întocmi lunar referate pentru achiziţie.
În conformitate cu legile în vigoare se va crea un stoc de materiale care să poată fi folosite pentru realizarea lucrărilor curente.
Pentru situaţiile în care nu există materiale pe stoc procedura de realizare a lucrării va fi amânată cu timpul necesar procedurilor de achiziţie.

III.3. PLANIFICAREA LUCRĂRII

Lucrarea se va planifica de către Responsabilul de lucrare care va completa secţiunea VI. Intervalul de timp prevăzut în planificare se va aduce la cunoştinţa beneficiarului prin sistemul de tichete (acesta va primi un e-mail).
Planificarea unei lucrări trebuie să se facă în aşa fel încât aceasta să se execute în maxim 30 zile lucrătoare după îndeplinirea procedurii de achiziţie.
Solicitantul are obligaţia să asigure accesul în spaţiile de lucru la data şi ora specificată, în caz contrar lucrarea va fi amânată şi va primi o prioritate mai mică.

III.4. EXECUTAREA LUCRĂRII

La data planificată Responsabilul de Lucrare, împreună cu echipa desemnată, va executa lucrarea conform planului intern întocmit de Responsabilul de Lucrare. Lucrarea se consideră încheiată după efectuarea măsurătorilor şi testelor specifice.

III.5. ÎNCHIDERE LUCRARE

După executarea lucrării, Responsabilul de Lucrare completează Bonul de lucru pentru decontarea materialelor. Acesta se semnează de către Solicitant şi de către Conducerea Facultăţii/Departamentului.
Responsabilul de Lucrare va proceda la închiderea tichetului prin notificarea Solicitantului şi a Directorului D.C.D.

IV. DISPOZIŢII FINALE

Termenul de execuţie a unei lucrări poate fi extins în următoarele condiţii:

Nerespectarea termenului de execuţie atrage sancţionarea Responsabilului de Lucrare.

Toate deplasările echipei de lucru care nu se finalizează, din vina solicitantului (nu se asigură accesul în spaţiile de lucru) se vor imputa Facultăţii/Departamentului.